Når de studerende søger om at blive godkendt til Ungdomskort, udpeger de uddannelsens adresse på en drop-down-liste. Disse adresser (uddannelseslokaliteter) opdateres via lokalitetsregisteret. Er der en adresse, de studerende ikke kan finde, er det fordi I ikke har oprettet lokaliteten.
Du kan se hvilke adresser, de studerende har mulighed for at vælge i skærmbilledet "Vis lokalitet". Det er jeres ansvar at melde ændringer til styrelsen.
Sådan finder du jeres uddannelseslokaliteter i US2000
Uddannelsesstedets lokaliteter er knyttet op på jeres administratorkode (SU-inst.nr.). I US2000 gør du følgende:
- Vælg Befordring > Lokalitet, vis eller skriv ”vlok” i feltet ’Søg’
- Tryk Enter
- Tast administratorkode (SU-inst.nr.) og sekvensnummer (fx 01)
- Tryk Hent
Har I flere lokaliteter på samme uddannelsessted, kan du fortsætte med sekvensnummer 02, 03, 04 og så videre.
Du kan nu se jeres registrerede lokaliteter med de adresser og kaldenavne, de studerende kan vælge, når de søger om at blive godkendt til Ungdomskort.
Se skærmbilledet Vis Lokalitet (vlok)
Sådan indberetter du ændringer
Ønsker du at ændre eller tilføje adresser, skal du sende en mail til ungdomskort-adm@ufm.dk, og oplyse:
- Din administratorkode (SU-inst.nr.)
- Dine kontaktoplysninger og navn
- Sekvensnummeret på den lokalitet du ønsker rettet (tallet yderst til venstre i den grå søjle)
- Rettelserne til lokaliteten (adresse, kaldenavn). Ønsker du at oprette en ny lokalitet, skriver du det
- I emnefeltet i mailen skriver du Lokalitet
Skriv gerne flere rettelser i en mail. Vi vil herefter ændre lokaliteten hurtigst muligt. Vil du nedlægge en lokalitet, skal du oplyse administratorkode og sekvensnummer.
Hvis der er mere end en lokalitet på et SU-instnr, skal hver lokalitet have et sekvensnummer. Hvis eksempelvis elever indskrevet på SU-instnr. 0151, kan have undervisning på to adresser, skal der oprettes to lokaliteter:
- SU-instnr. 0151 sekvensnr. 01 Ringkøbing Handelsskole og Handelsgymnasium – Vasevej (kaldenavn), Vasevej 20, 6950 Ringkøbing (adresse).
- SU-instnr. 0151 sekvensnr. 02 Ringkøbing Handelsskole og Handelsgymnasium – VUC Tarm (kaldenavn), Skolegade 15, 6880 Tarm (adresse).
Når vi har tastet ændringen, vil studerende, der er indskrevet på SU-instnr. 0151 kunne blive godkendt til begge lokaliteter automatisk. Du skal dermed ikke behandle sagen manuelt.
Er der en navne- eller adresseændring ved SU-institutionsnummeret (administratorkoden), skal dette være rettet i SU-delen, før det kan ændres i befordringsdelen.
Større ændringer
Ved større ændringer, eksempelvis omlægninger, flytninger eller fusioner, kan vi først foretage ændringer i registeret over lokaliteter, når SU-institutionsnumrene er på plads (administratorkoderne), da lokaliteterne er knyttet op på SU-institutionsnummeret. Sæt tid af til at afklare større ændringer med styrelsen.
De studerende skal søge igen
Hvis jeres adresseforhold ændres, skal de studerende søge om at blive godkendt igen, da deres godkendelse er knyttet til en specifik adresse.
Hurtigere sagsbehandling
Når den studerende er indskrevet via det studieadministrative system, kommer indskrivningen automatisk frem i befordringsansøgningen i trin 1. Er der flere lokaliteter, vælger den studerende den lokalitet, de skal gå på, og godkender sig. Når den studerende har godkendt denne, åbnes der op for bestillingsdelen hos trafikselskabet (trin 2).
Det er derfor vigtigt at lokalitetsregistret er ajourført, da det er på trin 1, at den studerende vælger den lokalitet (adresse) undervisningen foregår på, og Ungdomskortet er godkendt til netop denne adresse.