I sager, hvor der skal træffes en afgørelse, skal der lægges et notat på sagen, hvis du mundtligt modtager oplysninger vedrørende sagens omstændigheder eller foretager væsentlige ekspeditioner, der har betydning for sagens afgørelse. Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne i øvrigt fremgår af sagen (for eksempel af breve).
Mundtlige oplysninger kan for eksempel være en telefonisk oplysning fra eleven om, at han/hun afbryder/ønsker at skifte uddannelse.
Notater i sagen er et lovkrav.
Når Uddannelses- og Forskningsstyrelsen kommer på tilsynsbesøg på uddannelsesstedet, er det er krav, at alt til brug for en afgørelse er noteret i den konkrete sag.
Et notat bør skrives i umiddelbar forlængelse af den oplysning, der skal noteres.
Notatpligten gælder ikke ved alle henvendelser. Hvis oplysningerne i øvrigt fremgår af sagen, eller det er helt almindelig vejledning, behøver du ikke lave et notat.
Notatet skal dateres og der skal være underskrift eller initialer på, som kan identificere, hvem der har skrevet det.