Ansøgninger, skriftlige henvendelser fra elever, notater med videre skal opbevares i aflåst rum eller skab i fem år.
Sagens dokumentation med videre skal altid ligge på selve sagen (ellers skal der som minimum henvises i selve sagen til, hvor dokumentationen opbevares, og hvad den viser). Også for dokumentationen er der opbevaringspligt i fem år.