Tavshedspligten gælder alle med tilknytning til arbejdspladsen og alle, som gennem arbejdet får kendskab til oplysninger om ansøgeres personlige og økonomiske forhold. Oplysningerne må ikke gives videre til private og normalt heller ikke til offentlige myndigheder.
Hvis en anden offentlig myndighed som for eksempel de sociale myndigheder har brug for oplysningerne i deres sagsbehandling, kan du dog udlevere oplysningerne. Er du i tvivl, så spørg styrelsen.
Hvad har du tavshedspligt om?
Der kan ikke gives en fuldstændig oversigt over, hvilke oplysninger der er omfattet af tavshedspligten.
Som hovedregel drejer det sig om fortrolige oplysninger, for eksempel om elevens personlige og økonomiske forhold. Om en oplysning er fortrolig afhænger blandt andet af, i hvilken sammenhæng den forekommer. For eksempel er en adresseoplysning som udgangspunkt ikke fortrolig, da enhver kan skaffe sig adgang til den ved at henvende sig til folkeregistret. Adresseoplysningen kan dog være fortrolig, hvis det fremgår, at den er "beskyttet", og hvis den giver oplysning om for eksempel fængselsophold, indlæggelse på psykiatrisk hospital eller lignende.
Nogle oplysninger skal altid behandles som fortrolige. Det drejer sig om oplysninger om:
- cpr-nummer
- helbredsforhold, sociale problemer, misbrugsproblemer, race, religiøse og politiske tilhørsforhold med mere
- elevens økonomiske forhold, herunder studiegæld
Er du i tvivl om en oplysning er omfattet af tavshedspligten, så spørg styrelsen.
Personlig samtale med eleven eller pårørende til eleven
Samtlige oplysninger, også de oplysninger, der er omfattet af tavshedspligten, kan selvfølgelig gives til eller drøftes med eleven selv.
Hvis eleven er over 18 år, skal du altid bede om at få en erklæring fra ham eller hende om, at forældrene har fuldmagt til at handle på hans/hendes vegne (og dermed få oplysninger).
Telefoniske henvendelser fra eleven eller pårørende til eleven
Her er der et særligt problem med at få fastslået, om den, der ringer, er den person, som han eller hun udgiver sig for. Du kan løse problemet på forskellige måder:
Du kan foretage en kontrolopringning til den pågældendes telefonnummer. Herefter kan du give de oplysninger, som man kan give under en personlig samtale.
Det vil ofte være praktisk umuligt eller for besværligt at foretage kontrolopringning. Du kan derfor i stedet drøfte sagen med den pågældende på en måde, så du sørger for, at det er vedkommende selv, der giver de fortrolige oplysninger.
Specielt med hensyn til telefoniske henvendelser fra forældre, ægtefæller og pårørende gælder det, at man på samme måde som ved personlige henvendelser ikke må udlevere oplysninger, uden at der er givet fuldmagt fra eleven.