Du skal for hvert kvartal indberette refusionsbeløbet i skærmbilledet Refusionsopgørelse i befordrings-modulet i US2000.
Du gør følgende:
- Tast adm.kode
- Udfyld uddannelsessted
- Udfyld årstal og kvartal
- Tryk "Hent"
Har du tidligere foretaget indberetninger for samme kvartal, vil disse oplysninger nu komme frem. Se under afsnittet Ændre i en anmodning om refusion.
Har du ikke tidligere foretaget indberetninger for samme kvartal, vil der ikke være nogle informationer på siden. Tast følgende:
- Antal elever uddannelsesstedet eller kommunen har givet rabat til
- Pris for rejsekort købt af uddannelsessted, kommune eller eleven
- Elevernes egenbetaling
- Opdater
Du får nu vist det endelige refusionsbeløb.
Indberetningen skal frigives, da en anden medarbejder hos jer skal godkende refusionsopgørelsen, før den sendes til styrelsen. Herefter kan styrelsen udbetale refusionsbeløbet til uddannelsesstedet/kommunen.
I skal holde regnskab med antal elever der får transportrabat, og hvilke beløb der er givet, da det skal afrapporteres en gang om året (se afsnittet ”Ekstern revisor skal attestere årligt”).
Sådan frigiver du indberetningen
- I US2000 vælger du Diverse > Frigivelser
- Den medarbejder, der frigiver, skriver sin kollegas bruger-ID
- Tryk på Hent - nu vises de sager, din kollega har tastet, som skal frigives
- Tryk på sagen, der skal frigives
- Vælg Frigiv i nederste venstre hjørne
På selve billedet Frigiv, er der i højre hjørne en ”Hjælp” knap, som fortæller mere om billedet.
Godkendelse af refusionsopgørelse
For at styrelsen kan overføre refusionen til jer, kræver vi, at en anden medarbejder hos jer end den, der har tastet oplysningerne, bekræfter rigtigheden. I skærmbilledet Refusionsopgørelse skal beløbet godkendes ved at den anden medarbejder sætter hak i Frigiv refusion. Brug eventuelt Hjælp-knappen i nederste højre hjørne af skærmbilledet.
Systemet registrerer selv både den medarbejder, der har tastet oplysningerne, og den medarbejder, der godkender (frigiver), og tjekker, at det ikke er den samme medarbejder.
Når det indtastede beløb er godkendt/frigivet, vil styrelsen udbetale refusionsbeløbet. Beløbet overfører vi til uddannelsesstedets/kommunens NemKonto.
Ændre i en anmodning om refusion
Du kan ændre i allerede indtastede beløb, indtil udbetaling har fundet sted på følgende måde:
- Tast administratorkoden
- Udfyld uddannelsessted
- Udfyld relevant årstal og kvartal
- Nu kan du ændre indberetningen
En ændring skal frigives.
Frist for indberetning
Vi skal modtage indberetning for et givent kvartal senest en måned efter udgangen af kvartalet. Efter udgangen af 4. kvartal dog senest 15. januar året efter.
Har du glemt at bede om refusion for nogle elever, kan du indenfor fristen, taste et supplerende beløb, efter at første udbetaling for kvartalet er sket for den pågældende uddannelseskategori.
Ekstern revisor skal attestere årligt
Efter årets udløb skal I udarbejde en endelig opgørelse af det beløb, som blev refunderet. Denne opgørelse skal attesteres af en ekstern revisor.
Ved attestationen skal revisoren erklære, at I har skabt betryggende forretningsgange, der sikrer, at udgifterne til befordring er afholdt i overensstemmelse med § 2, § 5, § 7 og § 9 a i lov om befordringsrabat samt § 24 og § 25 i bekendtgørelsen, og at refusionsbeløbet er opgjort korrekt.
I skal opbevare bilag, så revisoren kan attestere den endelige opgørelse. Du skal derfor gemme de originale bilag som eksempelvis billetter eller kopi af log fra rejsekort/periodekort.