Læs, hvordan du behandler en ansøgning om kilometerpenge i transportmodulet i US2000
Ansøgningen skal afgøres i tide, så den studerende ikke bliver hindret i at oplyse rejsedage i selvbetjeningen inden for fristen på 2 måneder.
Ansøgningen vises, og du kan nu sagsbehandle ansøgningen.
Du skal først kontrollere, om den studerende opfylder betingelserne for kilometerpenge.
Du må højst godkende kilometerpenge for en periode på 12 måneder eller frem til en eventuelt lønnet praktik.
Før du godkender en ansøgning, skal du tjekke ansøgningen i forhold til periode, lukkedage, Ungdomskort i samme periode med videre. Du skal altid tjekke følgende:
Lønnet praktik: Tjek, om der i ansøgningsperioden også er en periode med lønnet praktik. Hvis det er tilfældet, skal du nedskrive perioden. Hvis det ikke er muligt, fordi der er lønnet praktik i hele perioden, skal du give afslag og vælge afslagsbegrundelsen ”Lønnet praktik”.
Juli måned: Har den studerende undervisning eller anden uddannelsesaktivitet på uddannelsesstedet, som giver ret til kilometerpenge i juli, skal du vælge JA i feltet ”Berettiget til juli måned”. Har du glemt at vælge JA, kan du tilføje det senere.
Antal kilometer: Tjek, om antallet af kilometer stemmer overens med den vedlagte dokumentation. Du kan godkende ansøgningen, hvis der er for få kilometer angivet (tur/retur), men skal afvise, hvis der er for mange. Antal kilometer kan ikke ændres i en ansøgning; den studerende skal lave en ny. De studerende har selv mulighed for at annullere en indsendt ansøgning, som afventer behandling, og derefter lave en ny, hvis de for eksempel har angivet forkert antal kilometer tur/retur.
Særligt for GF1/GF2: Selvom Uddannelse-slut ifølge indskrivningen er i juni, skal du angive Uddannelse-slut til den 02.07.19, da systemet automatisk betragter disse uddannelser som slut i juli. Perioden for kilometerpenge skal dog stadig slutte i juni, da der ingen undervisning er i juli.
Lukkedage: Registrer, om uddannelsesstedet har åbent eller lukket på visse dage. Har I lukket, har den studerende ikke ret til kilometerpenge i perioden.
Du markerer, om uddannelsesstedet har åbent eller lukket, ved at sætte et "ja" eller "nej" i drop down-menuen i ansøgningen om kilometerpenge, når du godkender den.
Du kan altid åbne eller lukke perioder, også efter at ansøgningen er godkendt. I tilfælde hvor du lukker for en periode i en allerede godkendt ansøgning, skal du være opmærksom på, at der ikke allerede er blevet udbetalt kilometerpenge i perioden. I US2000 under fanen ”Rejsedage grundlag” (rejsdg) kan du kan se, hvilke dage den studerende har fået udbetalt eller som afventer udbetaling.
Ungdomskort i samme periode: Hvis den studerende har ønsket Ungdomskort i samme periode som kilometerpenge, skal du vurdere, om det undtagelsesvist kan godkendes. Er den studerende ikke berettiget til Ungdomskort i samme periode som kilometerpenge, skal du ændre JA til NEJ i ”Ungdomskort i samme periode”.
Har du godkendt en ansøgning ved en fejl, kan du ændre det ved at vælge afslag. På samme måde kan du ændre et afslag til en godkendelse.
Har den studerende valgt en forkert betingelse i sin ansøgning, kan du ændre dette i dropdown-listen, inden du godkender ansøgningen.
Har du en ansøgning med status "Til sagsbehandling", er det muligt for den studerende og dig som transportmedarbejder at uploade eventuel manglende dokumentation.
Startdato må ikke ligge før ansøgningsdato.
Giver du afslag, skal du vælge en begrundelse i drop-down-listen "Afslagsbegrundelse" – ellers godkendes ansøgningen. Når du har valgt en afslagsbegrundelse, kan du vælge også at udfylde skrivefelt "Tekst til brev", hvis du vil tilføje en bemærkning. Har du givet afslag med den forkerte begrundelse, kan du ændre dette ved at vælge den rigtige afslagsårsag i dropdown-listen.
I ansøgningens bemærkningsfelt kan du skrive en kort bemærkning, som kun vil fremgå i US2000. Skriv ikke for langt, da du så ikke kan få lov at afslutte ansøgningen.
Kilometerantallet i billedet "Ansøgningsoversigt" i US2000 er det antal kilometer, der fremgår på ansøgningen - altså antal kilometer tur/retur mellem bopæl og uddannelsessted. Systemet regner selv ud, at den studerende ikke får for de første 24 km og for de kilometer, der er over 300 km. Det vil for eksempel sige, at har den studerende anført, at der er 386 km fra bopæl til uddannelsessted og retur, er det dette tal, du kontrollerer, at du har modtaget dokumentationen for. Den studerende vil få udbetalt kilometerpenge for 276 km.
Vil du manuelt stoppe udbetalingen af kilometerpenge, skal du ændre slutdatoen i den godkendte kilometerpengeansøgning. Stop vil være gældende fra ansøgningens nye slutdato.
Hvis den studerende ønsker at få Ungdomskort i stedet for kilometerpenge, kan du i stedet bede den studerende om selv at afbryde sine kilometerpenge i selvbetjeningen (de skal vælge funktionen Slet/afbryd). Der efter kan de søge Ungdomskort.
Hvis du nedskriver perioden med kilometerpenge med tilbagevirkende kraft, vil der blive rejst krav om tilbagebetaling af eventuelle udbetalte rejsedage i perioden. Det samme gælder ved ændrede oplysninger om indskrivning med tilbagevirkende kraft. Der vil ligeledes blive rejst krav, hvis du afviser en kilometerpengeansøgning, efter at der er udbetalt rejsedage.
Der er automatisk afbrud af kilometerpenge, når:
Systemet vil automatisk stoppe udbetalingen af kilometerpenge, hvis uddannelsen stopper tidligere. Det betyder, at den studerende automatisk får et godkendelsesbrev, hvor den nye forkortede kilometerpengeperiode fremgår.
Hvis der er udbetalt kilometerpenge for rejsedage i en periode, der ikke længere er godkendt, vil der blive rejst krav om tilbagebetaling af for meget udbetalte kilometerpenge.
Kilometerpenge bliver udbetalt til den studerendes NemKonto. Udbetalingen foregår bagudrettet, baseret på den studerendes indberetning af rejsedage.
For at få pengene udbetalt skal den studerende indberette rejsedage i selvbetjeningssystemet. Indberetter den studerende sine rejsedage for måneden senest den 5. i måneden efter, udbetales de til NemKonto 3-5 hverdage efter.
Taster den studerende rejsedagene efter klokken 19:00 den 5. i måneden, går der længere tid, før pengene udbetales. Vi udbetaler ugentligt frem til den endelige frist to måneder efter.
Eksempel
Udbetaling af kilometerpenge for august skal indberettes senest den 5. september og kommer til udbetaling senest den 10. september. Hvis de studerende glemmer at indberette rejsedage inden fristen den 5.september, kan de senest indberette for august måned den 5. oktober. Herefter vil det ikke være muligt at ansøge om udbetaling for august.
Den studerende vil modtage et brev om udbetaling af kilometerpenge i sin e-Boks.
I US2000 kan du i transportmodulet se, hvad den studerende får udbetalt og hvornår i billedet Posteringer befordring. Udbetalingen er først synlig, når vi har kørt udbetalingskørslen ud fra den studerendes oplyste rejedage.
I oversigtsbilledet ”Rejsedage grundlag” kan du se status for de rejsedage, den studerende har registreret i et givent år. Her kan du også se, om den studerende har fået krav fra styrelsen om at betale kilometerpenge tilbage.
En rejsedag kan have én af følgende status;
Det er kun sagsbehandlere i styrelsen, som har adgang til at ændre i billedet ”Rejsedage grundlag”.
I hjælpeteksten kan du læse mere om, hvad du kan se i billedet.
Den studerende kan se status for rejsedage i selvbetjeningen, hvor det også vises, hvilke rejsedage der er krævet tilbagebetalt.
Se også afsnittene herover om Manuelt stop af kilometerpenge og Automatisk stop af kilometerpenge. Vær særlig opmærksom på, at ændrede oplysninger om ret til kilometerpenge med tilbagevirkende kraft, for eksempel nedskrivning af perioden med kilometerpenge, vil medføre at der bliver rejst krav om tilbagebetaling af eventuelle udbetalte rejsedage i perioden.