Sådan afgør du en ansøgning om kilometerpenge

Du skal sikre, at den studerende har vedhæftet dokumentationen med sin ansøgning, i form af en udskrift med rejsetider fra rejseplanen.dk og et screenshot af rutebeskrivelse i bil med tid og afstand fra krak.dk.

Det vil heraf fremgå, om der for eksempel er to timers længere transporttid med offentlig transport i forhold til med bil (hvis rejsen med offentlig transport tager 3½ time tur/retur, mens bilturen tager 1¼ i bil tur/retur, forlænges den samlede rejsetid 2¼ time). Det vil også fremgå, om rejsetiden hver vej er højst 3½ time (krak.dk).

Den studerende skal kunne være fremme indenfor en time, før der er uddannelsesaktivitet på uddannelsesstedet. Viser opslag i rejseplanen flere mulige rejser inden for dette tidsrum, skal du som udgangspunkt vælge den hurtigste rejse – du kan altså vælge en afgang, hvor den studerende er fremme en time før undervisningsstart. På samme måde skal du vælge den hurtigste rejse hjem, med afgang indenfor en time efter uddannelsesaktivitet.

På ungdomskort.dk kan du læse mere om, hvilken dokumentation den studerende skal vedhæfte til en ansøgning om kilometerpenge.

Du skal som transportmedarbejder tjekke, at:

• dokumentationen er fra den studerendes bopæls-adresse (folkeregisteradresse) og til hans eller hendes uddannelsessted-adresse
• den hurtigste rute er valgt
• tidspunktet er korrekt i forhold til undervisningens tilrettelæggelse
• rejsetiden højst er 3½ timer hver vej med bil (krak.dk)
• antal kilometer er korrekt (bopæl - uddannelsessted tur/retur)
• opslag på rejseplanen.dk og krak.dk samt eventuel anden dokumentation ser rigtigt ud og giver ikke anledning til tvivl

Kontrolopslag

Du har mulighed for at lave et kontrolopslag for at tjekke dokumentationen fra for eksempel krak.dk eller rejseplanen.dk. Du kan altid vælge at afgøre sagen på baggrund af kontrolopslag, blot du orienterer den studerende om det.

Du bør altid lave kontrolopslag, hvis du ud fra dit kendskab til lokalområdet og typiske rejsestrækninger til jeres lokaliteter er i tvivl, om  dokumentationen er korrekt, og at det er den vej, man naturligt ville vælge. Her skal du være opmærksom på, at et tilpasset opslag i krak.dk og/eller rejseplanen.dk kan ændre på rejsetider og afstande, og dermed ændre grundlaget for afgørelse og tildeling.

Du bør også lave kontrolopslag, hvis du er i tvivl om tidspunktet for rejseplanen er korrekt i forhold til undervisningens tilrettelæggelse. Vær særlig opmærksom på tidspunkter, der ligger før klokken 8:00 og efter klokken 18:00 på en hverdag.

Er der tvivl om mødetider, kan du tage udgangspunkt i den mødetid og sluttid, der almindeligvis er gældende på uddannelsesstedet, eller du kan vælge alene at tage udgangspunkt i et opslag fra rejseplanen, der viser den hurtigste rejse fra bopæl til uddannelsessted med ankomst mellem klokken 7:00 og 9:00. Du kan altid vælge at afgøre sagen på denne baggrund, blot du orienterer ansøger om det.

Du kan bede om dokumentation for uddannelsesaktivitet, hvis der eksempelvis er tale om særlige forløb eller særlige mødetider.

Vær opmærksom på, at søgningen i krak.dk kan tilpasses ved for eksempel af vælge en rute uden motorvej eller uden færge, uden at det altid er synligt i den vedhæftede fil. Er du i tvivl, bør du lave et kontrolopslag.

Vær opmærksom på, at søgningen i rejseplanen.dk kan tilpasses med for eksempel nedsat gangdistance eller nedsat gå-tempo, uden at det altid er synligt i den vedhæftede fil. Hvis den studerende søger på baggrund af nedsat gangdistance eller nedsat gå-tempo, skal du bede om at se en relevant og aktuel lægeerklæring, der dokumenterer den fysiske funktionsnedsættelse. Du kan på den baggrund godkende ansøgningen selvom rejseplan-opslaget er tilpasset.

Du kan generelt ikke godkende ansøgninger baseret på en tilpasset søgning af rejseplanen såsom fravalg af bus eller tilvalg af særlige transportmidler som for eksempel fly. Se dog herunder om rejser med Telebus/flextur/plustur.

Ved opslag på krak.dk om rejsetid mellem bopæl og uddannelsessted kan der i nogle tilfælde indgå en færgerejse i den strækning, man naturligt ville vælge. Det kan eksempelvis dreje sig om en strækning, hvor det er hurtigere at sejle fra Sjællands Odde til Aarhus end at køre over Fyn. Her indgår færgerejsen naturligt, eksempelvis i beregning af rejsetid og kilometerantal ved opslag på krak.dk og kan indgå som del af dokumentationen fra den studerende – der skal altså ikke trækkes noget fra på grund af færgerejsen. Se eksempel på opslag på krak.dk, hvor rejsetiden er 2 timer og 5 minutter, mens kilometerantal er 123,8 km.

Dokumentationen skal altid handle om strækningen mellem den studerendes folkeregisteradresse og uddannelsesstedets adresse, med mindre der er tale om praktik/forlagt undervisning. Styrelsen har i en konkret sag afbrudt udbetalingen af kilometerpenge, idet uddannelsesstedet fejlagtigt havde godkendt strækningen fra bopæl til en virksomhed, hvor den studerende skrev speciale, efter at det formelle praktikforløb var afsluttet.

Hvis den studerende dokumenterer, at der i rejseplanopslaget indgår en strækning med telebus/flexbus/plustur med videre, hvor Ungdomskort ikke kan anvendes som rejsehjemmel, tæller denne del af rejsestrækning ikke med, når du beregner, om betingelsen opfyldes. Det samme gælder, hvis brug af telebus/flexbus/plustur med videre ikke med rimelighed kan anvendes til daglig befordring, eksempelvis på grund af bestillingsprocedurer. I den situation må du hjælpe den studerende, så de ikke stilles ringere af den grund.

Hvis den studerende har en strækning med telebus/flexbus/plustur med videre på over 12 kilometer (typisk fra bopæl til første offentlige transport), kan den studerende søge om kilometerpenge efter betingelsen Strækning.

Hvis strækningen mellem bopæl og første offentlige transport er under 12 kilometer, kan den studerende søge efter betingelsen Rejsetid. Du må beregne rejsetiden på gå-ben fra bopæl til første offentlige transport manuelt (brug Google Maps) og lægge den til den samlede rejsetid fra den første offentlige transport til uddannelsesstedet (brug rejseplanen.dk).

Den studerende har også mulighed for i stedet for ovenstående at tilpasse opslag i rejseplanen.dk, så ”Telebus/øvrige” ikke indgår som Transportmiddel. Cykel- og gangindstillinger” kan også tilpasses i netop denne situation.

Eksempel: Rejsetid med offentlig transport forlænger samlet rejsetid med mere end to timer i forhold til bilkørsel.

Opslag på rejseplanen viser rejsetid med offentlig trafik

• udrejse = 1 time og 52 minutter (det vil sige 112 minutter) og hjemrejse = 1 time og 59 minutter (det vil sige 119 minutter)
• i alt 231 minutter tur/retur

Opslag på krak.dk viser rejsetid med bil

• 54 minutter hver vej, i alt 108 minutter tur/retur

Forskel i rejsetid tur/retur med offentlig transport og med bil er 231 minutter minus 108 minutter = 123 minutter = 2 timer og 3 minutter. Det betyder, at betingelsen er opfyldt.

Hvis forskellen tur/retur i stedet havde været 2 timer (120 minutter) eller 1 time og 59 minutter (119 minutter), var betingelsen ikke opfyldt.

Du skal sikre, at betingelsen for kilometerpenge er opfyldt regelmæssigt og for mere end halvdelen af de dage, den studerende har behov for transport mellem bopæl og uddannelsessted til planlagte og tilbagevendende uddannelsesaktiviteter. Har den studerende eksempelvis undervisning fem dage om ugen, skal betingelserne være opfyldt tre dage om ugen. Hvis den studerende kun har tre dages undervisning om ugen, skal betingelserne være opfyldt to dage om ugen.

Ved uddannelser uden mødepligt (typisk videregående uddannelser) er det de planlagte uddannelsesaktiviteter, der afgør, om betingelsen er opfyldt. Det kan eksempelvis være undervisning, forelæsning, forsøg, særlige kurser eller faste møder.

Der skal være tale om tilbagevendende uddannelsesaktiviteter af en vis hyppighed i et omfang, der gør, at transporten er nødvendig.

Det betyder, at der som udgangspunkt skal være tale om en periode på mindst 1 måned. Du kan ikke tildele kilometerpenge på baggrund af, at betingelsen er opfyldt i 1 - 2 uger på enkelte dage eller på enkelte tidspunkter eksempelvis med ekskursioner, studieture, gruppearbejde, eller i øvrigt enkelte dage med særlige mødetider eller særlige lokaliteter.

Du har dog mulighed for at tildele kilometerpenge i en korterevarende periode ned til 2 uger, hvis reelle uddannelsesaktiviteter begrunder dette. Særligt gælder det for obligatoriske kliniske undervisningsforløb, som del af en længerevarende uddannelse, at du kan tildele ned til 1 uge. På samme måde kan du tildele ned til 1 uges forløb på uddannelsesstedet under en længerevarende obligatorisk praktikperiode typisk som del af en professionsbacheloruddannelse med fleksible undervisningsformer. For begge situationer gælder, at det obligatoriske klinik- eller praktikforløb skal fremgå af uddannelsens bekendtgørelse.

I enkelte tilfælde kan mødetider og undervisningshyppighed variere – her må du foretage en samlet vurdering. Eksempelvis kan ulønnede praktikforløb i sundhedsvæsnet indebære skiftende mødetider dag/aften/nat, og den studerende vil ikke være rimeligt stillet ved at skulle skifte mellem Ungdomskort og kilometerpenge i praktikperioden.

Du kan ikke tildele kilometerpenge, hvis den studerende primært opholder sig tættere på uddannelsesstedet, uanset at han/hun har bopæl et andet sted, da der i så fald ikke vil være tale om daglig befordring. Det kan for eksempel være studerende, som rejser hjemmefra i starten af ugen og hjem igen i slutningen af ugen (weekendrejser).

Som udgangspunkt betyder daglig befordring, at der skal være tale om returrejser samme dag, og at der ikke er tale om lejlighedsvise rejser eller rejser over strækninger, der ikke kan forventes gennemført regelmæssigt.

Den studerende kan tidligst få ret til kilometerpenge fra den dag, der ansøges i selvbetjeningen.

Modtager du en ansøgning i slutningen af semesteret, kan det, særligt på de videregående uddannelser, være i en periode med færre planlagte uddannelsesaktiviteter. Det kan i nogle tilfælde gøre det vanskeligere at vurdere, om betingelsen er opfyldt regelmæssigt og for hovedparten af dage med transport.

Ud fra en konkret vurdering må du afgøre, om betingelsen reelt er opfyldt eller afslå ansøgningen og vejlede den studerende om at søge igen ved næste semesterstart, hvor der er planlagte uddannelsesaktiviteter i et mere normalt omfang.

Som udgangspunkt er det ikke muligt at få kilometerpenge i juli måned, da det normalt er en feriemåned uden uddannelsesaktiviteter. Du kan kun tildele ret til kilometerpenge i juli måned, hvis de studerende udover at opfylde betingelserne kan dokumentere, at de efter uddannelsesstedets undervisningsplan har undervisning eller eksamen i juli måned. Det skal du tjekke, når du modtager ansøgningen. Det gælder reeksamen eller undervisning, der er SU-berettigende og som giver merit på uddannelsen. På ungdomsuddannelserne gælder det typisk også Gymnasial supplering.

Du giver ret i juli måned ved at sætte flueben i ansøgningen om kilometerpenge i feltet ’Juli med’.

Når du behandler en ansøgning om kilometerpenge, skal du registrere, om uddannelsesstedet har åbent eller lukket på visse dage. Har I lukket, har den studerende ikke ret til kilometerpenge i perioden.

• Til ungdomsuddannelser skal du registrere for helligdage, påsken, efterårsferien, vinterferien og mellem jul og nytår.
• Til videregående uddannelser skal du registrere for helligdage og påsken.

På videregående uddannelse er der ikke hjemmel til at give afslag på kilometerpenge på baggrund af, at den studerende modtager fødselsklip i perioden, da studerende har mulighed for at deltage i uddannelsesaktiviteter, når de får fødselsklip og skal kunne registrere eventuelle rejsedage her til.

På ungdomsuddannelser er udgangspunktet derimod, at den studerende skal have undervisning eller eksamen efter uddannelsesstedets undervisningsplan i måneden, for at få ret til kilometerpenge. Det gælder også i perioder med fødselsrater. Her gives som udgangspunkt afslag for perioder med fødselsrater. 

Der er dog aldrig ret til transportrabat under orlov (orlov efter aftale med uddannelsesinstitutionen).

Søger den studerende kilometerpenge fra sin bopæl i Øresundsregionen eller Flensborgzonen, skal der i ansøgningen være vedhæftet dokumentation for den udenlandske adresse. Dokumentation kan bestå af kopi af:

• Dokumentation fra det svenske Skattevärket eller Burgeramt i Flensborg
• Lejekontrakt eller huslejekvittering
• Sundhedskort, lønseddel eller lignende hvoraf navn og adresse fremgår

Adressen skal dog ikke dokumenteres, hvis den er registreret i folkeregistret og er synlig i trin 1/transportsystemet.

Hvis du ikke kan godkende bopælsadressen i udlandet, skal du give afslag på ansøgningen om kilometerpenge. 

Ansøgninger, der ikke er godkendt i tide, så den studerende har været forhindret i at taste rejsedage i selvbetjeningen inden for fristen, skal du sende til os via Virk.dk.

Oplys den studerendes navn, cpr-nummer og den periode (dato til dato), den studerende har været godkendt til kilometerpenge, men ikke har kunnet nå at oplyse rejsedage i selvbetjeningen inden fristen. Du kan se sagen og kalender for rejsedage i den nye demo i US2000.

Vi beder den studerende om at oplyse rejsedage for perioden og udbetaler kilometerpengene manuelt.

Øvrige rejsedage skal den studerende oplyse i selvbetjeningen.

Hvis du giver afslag på ansøgning om kilometerpenge, skal du vælge den relevante årsag i sagsbehandlingsbilledet. Se menupunktet Behandling af ansøgning i US2000. Systemet sender derefter et afslagsbrev til den studerendes e-Boks.

Nogle gange må du give afslag fordi, der ikke er planlagt uddannelsesaktiviteter i et omfang som gør, at betingelserne for kilometerpenge er opfyldt. Det gælder for eksempel, hvis den studerende kun opfylder betingelserne i kortere perioder til enkelte ekskursioner/undervisningsgange eller til lejlighedsvis undervisning med særlig mødetid eller lokalitet.

Der kan også være tilfælde, hvor strækningen er for kort, fordi der kun kan udbetales kilometerpenge for den strækning, der ligger over 24 kilometer tur/retur mellem bopæl og uddannelsessted per dag.

Hvis du giver afslag med den begrundelse, at rejsetiden er over 3½ time hver vej, vil den studerende have mulighed for at søge dispensation. Det fremgår af afslagsbrevet. Skema til ansøgning om dispensation finder den studerende på ungdomskort.dk.

Der er ikke klageadgang

Der er ikke klagevejledning i dit afslag, da der ikke kan klages over din afgørelse.